Regulamin korzystania z Platformy e-usług realizowanych przez Urząd Miasta Biała Podlaska i Urząd Gminy Biała Podlaska

§ 1 Informacje ogólne

1.  Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z usług elektronicznych w ramach Platformy eBiała realizowanych przez Urząd Miasta Biała Podlaska i Urząd Gminy Biała Podlaska oraz ich jednostki podległe, która została udostępniona Użytkownikom jako serwis www pod adresem https://www.euslugi.bialapodlaska.pl/ oraz aplikacja mobilna dostępna w sklepach Google Play i App Store pod nazwą eBiała.

2.  Platforma eBiała pełni funkcję „systemu teleinformatycznego” zgodnie z definicją zawartą w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. 2019 poz 700  ze zm)  oraz „systemu teleinformatycznego służącego do obsługi doręczeń” Urzędów w rozumieniu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2018 poz 180)

§ 2 Definicje

1.  Platforma eBiała – platforma elektroniczna, która udostępnia Usługi elektroniczne Usługodawców (Urząd Miasta Biała Podlaska, Urząd Gminy Biała Podlaska, i podległe im jednostki organizacyjne) skierowane do Usługobiorców w Mieście i Gminie Biała Podlaska.

2.  Usługobiorca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z publicznie dostępnych Usług elektronicznych dostarczanych przez Platformę eBiała.

3.  Usługodawca – Podmiot publiczny udostępniający swoje usługi poprzez Platformę eBiała w Mieście i Gminie Biała Podlaska.

4.  Administrator Platformy – Urząd Miasta Biała Podlaska, który zarządza i administruje Platformą eBiała.

5.  Administrator danych osobowych przetwarzanych na Platformie eBiała – Prezydent Miasta Biała Podlaska i Wójt Gminy Biała Podlaska.

6.  e-Doręczenia – ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wysyłania listów w postaci elektronicznej będących odpowiednikiem listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Platforma dostępna w internecie pod adresem https://edoreczenia.gov.pl do której, aby zalogować się należy skorzystać z jednej z dostępnych metod logowania Węzła Krajowego.

7.   Węzeł Krajowy - Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej jest rozwiązaniem umożliwiającym uwierzytelnienie użytkownika systemu teleinformatycznego, korzystającego z usługi online, z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do tego węzła bezpośrednio albo za pośrednictwem węzła transgranicznego.

8.  Regulamin – niniejszy dokument.

9. Urząd – Urząd Miasta Biała Podlaska i Urząd Gminy Biała Podlaska wraz z podległymi im jednostkami organizacyjnymi.

10.  Usługa elektroniczna - usługa świadczona drogą elektroniczną poprzez sieć telekomunikacyjną z wykorzystaniem technologii informacyjnej, której świadczenie jest zautomatyzowane i która wymaga niewielkiego udziału człowieka.

11. Uwierzytelnienie – proces polegający na potwierdzeniu zadeklarowanej tożsamości Usługobiorcy biorącego udział w procesie komunikacji i zlecającego wykonanie usługi elektronicznej, za pomocą Węzła Krajowego.

12. Użytkownik Platformy eBiała – łączne określenie Usługobiorcy i Usługodawcy.

§ 3 Ogólne zasady korzystania z Platformy e-usług

1.  Usługobiorca zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Platformy eBiała.

2.  Usługobiorca zobowiązuje się, przed skorzystaniem z Platformy eBiała zapoznać się z instrukcją obsługi dostępną pod adresem: https://bialapodlaska.bit-sa.pl/pl/pomoc 

3.  Usługobiorca zobowiązany jest do korzystania z Platformy eBiała w sposób zgodny z obowiązującym prawem, normami społecznymi i obyczajowymi, powszechnie obowiązującymi zasadami korzystania z sieci internet oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu.

4.  Korzystanie z Platformy eBiała jest bezpłatne. Opłaty mogą być wymagane jedynie w ramach realizacji konkretnych usług, w których konieczne jest wniesienia opłaty o ile przepisy prawa taką opłatę przewidują.

5.  Platforma eBiała udostępnia treści ogólnodostępne dedykowane dla wszystkich Usługobiorców oraz treści dostępne dla Usługobiorców zalogowanych.

6.  Aby Usługobiorca zrealizował Usługę elektronicznie, konieczne jest logowanie z wykorzystaniem metod udostępnionych w ramach Węzła Krajowego oraz posiadanie adresu e-Doręczeń.

7.  Z chwilą pierwszego zalogowania Usługobiorca oświadcza, że wyraża zgodę na przetwarzanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie i usuwanie danych adresowych (w tym adresu e-mail) przez Administratora Platformy eBiała oraz Usługodawców, a w szczególnych przypadkach także innych danych, ale tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług elektronicznych i na zasadach zgodnych z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

8.  Do wymiany danych przekazywanych przez Usługobiorców wykorzystywana jest platforma e-Doręczenia.

9.  Dane o Usługobiorcach będą wykorzystywane tylko do wykonywania zadań statutowych Usługodawców, a w szczególności w celu poprawnej realizacji Usług elektronicznych.

10. Usługobiorcom przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania.

11. Usługobiorca może w każdym czasie odwołać zgody, o których mowa powyżej, co będzie równoznaczne z rezygnacją z korzystania z Platformy eBiała.

12. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia konta Usługobiorcy, który narusza prawo lub postanowienia Regulaminu.

§ 4 Prawa i obowiązki Usługodawcy

1.  Administrator Platformy e-usług gwarantuje, iż Usługi elektroniczne świadczone są zgodne z przepisami polskiego prawa.

2.  Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania Usługobiorcy bądź osoby upoważnionej przez Usługobiorcę do działania w jego imieniu.

3.  Usługodawca zobowiązuje się podejmować niezbędne działania w celu wyeliminowania nielegalnych lub niezgodnych z Regulaminem działań Usługobiorców.

4.  Usługodawca zobowiązany jest do ochrony danych osobowych Usługobiorców zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

5.  Usługodawca zobowiązuje się informować z wyprzedzeniem Użytkowników o zakłóceniach w funkcjonowaniu Platformy eBiała, w szczególności o przerwach konserwacyjnych.

§ 5 Prawa i obowiązki Usługobiorcy

1.  Zabrania się korzystania z kont innych Usługobiorców oraz udostępniania swojego konta innym osobom lub podmiotom.

2.  W przypadku uzyskania danych dostępowych przez osobę trzecią, a także w przypadku uzasadnionego podejrzenia takiej sytuacji, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło oraz zawiadomić Administratora Platformy.

3.  Użytkownik ma świadomość, że adres e-mail podany podczas rejestracji umożliwia odzyskanie hasła przez osoby posiadające możliwość odbierania poczty z podanego adresu e-mail. W związku z powyższym Użytkownik powinien posługiwać się jedynie osobistym adresem e-mail.

4.  W przypadku logowania Użytkownika za pośrednictwem Węzła Krajowego funkcjonalności w zakresie logowania oraz odzyskiwania hasła, odbywają się za pośrednictwem platform potwierdzających tożsamość. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem Węzła Krajowego oraz innych regulaminów podmiotów potwierdzających tożsamość Użytkownika Platformy eBiała.

5.  Zakazuje się Użytkownikowi dostarczania treści niezgodnych z przeznaczeniem Platformy i formularzy. Administrator Platformy eBiała nie ponosi odpowiedzialności za działania Użytkownika sprzeczne z prawem.

6.  Usługobiorca Platformy eBiała przyjmuje do wiadomości, że działający w jej ramach Wirtualny Asystent oparty jest na modelu sztucznej inteligencji i pomimo starań Usługodawcy o jego poprawne działanie, generowane przez Wirtualnego Asystenta treści mogą być nieprawdziwe, niekompletne lub nieaktualne i nie mogą być podstawą roszczeń kierowanych przeciwko Usługodawcy.

7.  Usługobiorca Platformy eBiała nie może wykorzystywać  działającego w jej ramach Wirtualnego Asystenta do celów innych niż uzyskiwanie informacji związanych z funkcjonowaniem podmiotów udostępniających usługi w ramach Platformy eBiała.

§ 6 Rodzaj i zakres Usług

1.  Usługobiorcy mają możliwość przeglądu treści ogólnodostępnych na Platformie eBiała.

2.  Usługi świadczone przez Urząd dostępne na Platformie eBiała zawierają formularze elektroniczne pozwalające na bezpośrednie wypełnienie i wysłanie do Urzędu.

3.  Na Platformie eBiała znajduje się wykaz Usług elektronicznych w podziale na instytucję udostępniającą e-usługę lub na kategorię.

4.  Platforma eBiała umożliwia załatwienie spraw w pełni elektronicznie, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie.

5.  Udostępnione usługi elektroniczne posiadają opis, formularz elektroniczny, wnioski tradycyjne.

6.  Platforma eBiała udostępnia odnośniki do formularzy w innych systemach teleinformatycznych. Formularze udostępniane w innych systemach teleinformatycznych funkcjonują na podstawie odrębnych regulaminów tych systemów.

7.  Usługodawcy odpowiadają za wprowadzone przez siebie treści na kartach usług oraz za przyłączone do tych kart dokumenty, w tym formularze.

§ 7 Wysyłanie i odbieranie dokumentów

1.  Platforma eBiała umożliwia Usługobiorcy interaktywne wypełnianie formularzy, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji elektronicznej oraz elektroniczne komunikowanie się z Urzędem.

2.  Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu za pomocą Platformy eBiała powinny być zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2018 poz. 180  z późn.zm.) i uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz.700 ze zm).

3.  Brak wymaganego podpisu elektronicznego stanowi brak formalny, który może zostać usunięty w trybie art. 64 K.P.A.

4.  Dokument uznaje się za nadany do/odebrany z Urzędu według dowodów nadania/odbioru wystawianych i udostępnianych na platformie e-Doręczeń. Jako datę dostarczenia Dokumentu uznaje się datę i godzinę doręczenia dokumentu elektronicznego wystawioną na dowodach E.1 lub w przypadku braku dowodu E.1, na dowodzie D.1.

5.  W przypadku, gdy realizacja usługi jest uzależniona od wniesienia opłaty, a Urząd udostępnia możliwość wniesienia opłaty drogą elektroniczną, Usługobiorca korzystając z możliwości wniesienia opłaty drogą elektroniczną wyraża automatycznie  zgodę na doliczenie do opłaty należnej Urzędowi lub innej instytucji, prowizji dla operatora płatności elektronicznych w stawce przez niego stosowanej.

§ 8 Ochrona danych osobowych

1.  Usługodawca gwarantuje ochronę danych i informacji o Usługobiorcy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

2.  Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieuprawnioną zmianę danych lub dostęp do informacji przeznaczonej dla Usługobiorcy przez osoby trzecie, przy użyciu oryginalnych identyfikatorów Usługobiorcy.

3.  Usługodawca zapewnia Usługobiorcom możliwość usunięcia swojego konta. Usunięcie konta następuje na wniosek właściciela konta złożony przez Platformę e-usług w dziale Moje konto.

4.  Klauzula ochrony danych osobowych stanowi załącznik do Regulaminu.

§ 9 Reklamacje

1.     Reklamacje związane ze świadczeniem Usług, można zgłaszać:

◦     elektronicznie przez platformę e-Doręczenia,

◦     elektronicznie na adres e-mail ebiala.reklamacje@bialapodlaska.pl, z adresu e-mail przypisanego do konta na Platformie eBiała,

◦     papierowo listem tradycyjnym lub bezpośrednio w kancelarii Urzędu.

2.     Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Użytkownika oraz wskazanie sprawy wraz ze wskazaniem żądania i uzasadnieniem.

3.     Użytkownik zostanie zawiadomiony o rozpatrzeniu reklamacji pisemnie, na wskazany adres e-mail Użytkownika, w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania przez Urząd.

4.     Wszelkie reklamacje dotyczące wykonywania Usługi wynikające z nieznajomości bądź z faktu nieprzestrzegania Regulaminu nie będą rozpatrywane.

§ 10 Postanowienia końcowe

1.  Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania na stronie  https://www.euslugi.bialapodlaska.pl/

2.  W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy obowiązującego prawa.

3.  Administrator Platformy zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Regulaminu. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie po opublikowaniu tych zmian na stronie internetowej https://www.euslugi.bialapodlaska.pl/ o ile w Regulaminie nie zastrzeżono inaczej.

4.  W przypadku zmiany treści Regulaminu, Usługobiorca zostanie o tym fakcie poinformowany podczas uwierzytelniania dostępu do konta Usługobiorcy.

 

Załączniki do Regulaminu:

1.     Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w Urzędzie Miasta Biała Podlaska.

2.     Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w Urzędzie Gminy Biała Podlaska.

 

Załącznik nr 1 - Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w Urzędzie Miasta Biała Podlaska

 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:

1)      administratorem Pani/Pana danych jest Prezydent Miasta Biała Podlaska z siedzibą Urząd Miasta Biała Podlaska, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 3, 21-500 Biała Podlaska, tel. 833416100, e-mail sekretariat@bialapodlaska.pl;

2)      kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Miejskiej Biała Podlaska, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 3, 21-500 Biała Podlaska, jest możliwy pod adresem e‑mail: iod@bialapodlaska.pl;

3)      Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji usług poprzez platformę e-usług eBiała pod adresem euslugi.bialapodlaska.pl oraz powiązanej z nią aplikacji mobilnej eBiała;

4)      podstawą prawną przetwarzania Państwa danych jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO oraz w przypadku osób wyznaczonych do kontaktu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

5)      odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty świadczące usługi dostępne poprzez platformę e-usług eBiała pod adresem euslugi.bialapodlaska.pl oraz powiązanej z nią aplikacji mobilnej eBiała;

6)      Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich;

7)      Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania umowy,
tj. od momentu pierwszego logowania za pomocą Węzła Krajowego do platformy e‑usług eBiała lub aplikacji mobilnej eBiała do momentu samodzielnego usunięcia konta;

8)      posiada Pani/Pan prawo:

a)  dostępu do danych, na mocy art. 15 RODO,

b)  prawo do sprostowania danych, na mocy art. 16 RODO,

c)  prawo do usunięcia danych, na mocy art. 17 RODO,

d)  żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych, na mocy art. 18 RODO,

e)  prawo do przenoszenia danych, na mocy art. 20 RODO,

f)    prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na mocy art. 21 RODO;

9)  w przypadku, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

10)  podanie przez Panią/Pana danych osobowych nie jest obowiązkowe, natomiast jest warunkiem umożliwienia logowania do platformy e‑usług eBiała lub aplikacji mobilnej eBiała;

11)  w oparciu o przetwarzane dane administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.